6 Tipps für erfolgreichere Mitarbeiterbefragungen
Beim Stichwort „Mitarbeiterbefragung“ denken viele ganz automatisch zunächst an einen Fragebogen. Bevor man aber an die Gestaltung eines Fragebogens geht, gibt es einige weitere wichtige Schritte, die wir Ihnen an dieser Stelle ans Herz legen möchten.
1. Ziele definieren
Einfach, finden Sie? Klar, man könnte als Ziel festlegen: „Wir möchten wissen, wie hoch die Zufriedenheit unserer Belegschaft ist“. Aber mit einer Mitarbeiterbefragung lassen sich viele weitere Dinge über ein und denselben Fragebogen erheben. Ziel kann es auch sein:
- Maßnahmen zu entwickeln, die die Arbeitnehmerzufriedenheit erhöhen,
- die Führungskultur zu beleuchten, um hier Optimierungspotentiale zu finden,
- einen fokussierten Blick auf die Mitarbeiterloyalität zu werfen, um konkrete Ableitungen für Maßnahmen der Mitarbeiterbindung zu entwickeln.
Das ist nur eine kleine Auswahl. Ziele für Mitarbeiterbefragungen können also sehr unterschiedlich sein. Das hat im Zweifel auch Einfluss auf den zu erstellenden Fragebogen. Deshalb raten wir dazu, Ziele vorher ganz konkret festzulegen.
2. Relevante Stakeholder vorher einbinden
Das wird leider häufig vernachlässigt. Relevanter Stakeholder ist nicht nur die Geschäftsführung. Sondern auch die Führungskräfte und – sofern vorhanden – der Betriebsrat. Binden Sie diese Gruppen mit ein. Gerade, wenn es sich um Ihre erste Mitarbeiterbefragung handelt, kann seitens dieser Gruppen Misstrauen entstehen. Führungskräfte könnten sich zum Beispiel fragen, ob die Befragung dazu dient, auszusortieren beziehungsweise mit dem Zeigefinger auf bestimmte Personen zu zeigen. Das sind durchaus übliche Ängste. Gleichzeit sind Führungsebene und Betriebsrat wichtige Multiplikatoren zur Teilnahme an der Befragung. Sie können entscheidenden Einfluss darauf nehmen, ob die Belegschaft an der Befragung teilnimmt oder nicht. Deshalb raten wir: Binden Sie diese Gruppen unbedingt rechtzeitig mit ein!
3. Nachbereitung vorher planen
Mitarbeiterbefragungen sind nicht gerade günstig, wenn sie professionell betrieben werden. Es ist deshalb unglücklich, wenn die Befragungsergebnisse nach der Durchführung einfach in der Schublade verschwinden. Auch wenn die Ergebnisse nicht gut ausfallen: Haben Sie den Mut damit zu arbeiten. Die Vogel-Strauss-Taktik hat keinen längerfristigen Wert. Außerdem erweckt eine Befragung immer auch Begehrlichkeiten nach einer Veränderung, wenn bestimmte Indikatoren wenig positiv bewertet werden. Kommt es im Nachhinein nicht zu einer fundierten und gut strukturierten Nachbereitung verlieren Sie als Arbeitgeber an Glaubwürdigkeit. Die nächste Mitarbeiterbefragung wird mit Sicherheit eine geringere Beteiligung finden. Binden Sie in der Nachbereitung die Mitarbeiter über moderierte Workshop-Systeme ein. Und achten Sie auch darauf, dass gewisse Dinge, die in den Workshops aufkommen, nicht auf Abteilungsebene gelöst werden können. Solche Punkte brauchen dennoch ein Forum und vor allem: Bewegung.
4. Anonymität sicherstellen
Ein riesen Knackpunkt bei vielen Befragungen ist das Mißtrauen gegenüber der Auswertungsarbeit. Viele Arbeitnehmer – und auch Betriebsräte! – haben Angst, dass die Ergebnisse auf Einzelpersonen herunter gebrochen werden können und die entsprechenden Personen dann, je nach Antwortverhalten, mit Konsequenzen zu rechnen haben. Tun Sie sich selbst den Gefallen: Sorgen Sie für eine wasserdichte Anonymität. Sie werden nichts erreichen, wenn die Mitarbeiter aus einer solchen Angst heraus von einer Teilnahme absehen oder aber die Antworten beschönigt werden. Der sicherste Weg hierfür ist, die Auswertungstiefe nicht auf Einheiten unterhalb von sechs bis acht Personen sinken zu lassen. Und noch viel sicherer ist es, sich einen externen Partner für die Durchführung zu suchen, bei dem die Daten liegen und der dies auch im Unternehmen glaubhaft versichern kann. Über eine Datenschutzerklärung wird schließlich noch geregelt, dass keine Individualergebnisse an das Unternehmen weiter gegeben werden. Dieser Punkt ist übrigens besonders bei digitalen Befragungen zu berücksichtigen.
5. Mitarbeiterbefragung kommunizieren
Sowohl im Vorfeld, als auch in der Nachbereitung ist die Kommunikation der Befragung von wesentlicher Bedeutung für ihr Gelingen. Es sollte im Unternehmen transparent gemacht werden, welche Ziele die Befragung verfolgt, wie die Nachbereitung geplant ist und später auch, wie die Nachbereitung läuft. Außerdem sollten umgesetzte Maßnahmen, die aus den Follow-Up-Workshops resultieren, immer wieder in Verbindung mit der Mitarbeiterbefragung kommuniziert werden. So schaffen Sie Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Und erreichen eine höhere Teilnahme bei der nächsten Befragungsrunde.
6. Zeigen Sie, dass Sie es ernst meinen
Sprechen Sie nicht nur über Maßnahmen, sondern setzen Sie konkrete Projekte und Vorschläge um. Zeigen Sie, dass Sie es ernst meinen. Nicht alle Wünsche und Vorstellungen können wahr gemacht werden. Erklären Sie in diesen Fällen aber offen und ehrlich, warum ein Vorschlag nicht aufgenommen werden kann.
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